賃貸借契約書の保管期間はいつまで？保管方法や破棄方法までポイントを解説

賃貸借契約書は不動産取引において重要な証拠書類です。その保管期間を間違えると、後々トラブルに繋がる可能性があります。賃貸借契約書の保管期間は、法律によって定められています。
今回は、長崎県で許認可申請等の行政手続や、離婚や遺産相続などの民事法務、それに伴う不動産売買（提携不動産会社での取り扱い）などを行う本村法務事務所が、賃貸借契約書の保管期間に関する法律や、保管方法や破棄方法などについて解説します。

賃貸借契約書の保管期間と法律

会社法と賃貸借契約書の保管期間

会社法では、事業に関する重要な資料を、会計帳簿の閉鎖の時から10年間保存するよう義務付けています。賃貸借契約書は、事業に関連する重要な資料に該当する可能性が高いため、その場合は10年間の保管が必要となります。ただし、契約内容によっては、この期間が適用されない場合もあります。

土地の法人税法と賃貸借契約書の保管期間

法人税法では、帳簿書類を法人税の申告期限から7年間保存するよう定めており、賃貸借契約書が税務上の書類に該当する場合は7年間の保管が必要となります。理由は、税務調査が7年以上遡って行われることがないからです。

電子帳簿保存法と賃貸借契約書の保管期間

電子帳簿保存法は、一定の要件を満たせば、紙の書類を電子データで保存することを認めています。賃貸借契約書についても、電子帳簿保存法の要件を満たせば電子データで保存することが可能です。保管期間は紙で保存する場合と変わりません。

賃貸借契約書の保管期間に関するよくある質問

賃貸借契約書の保管期間は、契約の種類によって異なりますか。

契約の種類や内容によって、会社法、法人税法のいずれかの規定が適用されるため、保管期間は異なります。

電子データで保存する場合、どのような点に注意すべきですか。

電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。具体的には、データの改ざん防止、検索機能の確保、保存媒体の信頼性などが挙げられます。

賃貸借契約書の適切な保管方法

賃貸借契約書の保管方法は、紙媒体、電子媒体、または外部委託などがあります。紙媒体の場合はファイリングし、適切な場所に保管する必要があります。電子媒体の場合は、電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。また、電子取引においては、保存が電子形式でのみ許可され、紙の印刷での保存は認められなくなったのでその点は注意が必要です。外部委託の場合は信頼できる業者を選ぶことが重要です。

賃貸借契約書の安全な破棄方法

保管期間が経過した賃貸借契約書は、個人情報が含まれている場合、専門業者への依頼やシュレッダーで細断するなど適切な処理方法で破棄し、情報漏洩を防ぐ対策が必要です。

まとめ

今回は、賃貸借契約書の保管期間に関する法律、保管方法などについて解説しました。
賃貸借契約書の保管期間は法人税法、会社法に基づいて7年または10年となります。保管方法には紙、電子データ、外部委託があり、保管期間後は適切に破棄が必要です。契約内容や税務処理、契約書の適切な保管方などに不明点があれば、専門家の相談を推奨します。

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